¿Qué es una RPA?
La Automatización Robótica de Procesos, es una tecnología de automatización de procesos que permite a las empresas implementar sistemas de software inteligentes o “robots” de software, que imita las acciones de un humano cuando este interactúa con la interfaz del sistema, llegando a mover el ratón, usar el teclado o buscar en el monitor.
Este proceso marca la diferencia a como se realizaban las integraciones anteriormente, basados en Interfaces de Programación de Aplicación o APIs, es decir, formas de comunicación máquina a máquina basadas en capas de datos que operan por debajo de la interfaz de usuario.
Un RPA engloba tres conceptos:
- Softwares de RPA
- Tecnología Cognitiva
- Inteligencia Artificial
Tres conceptos que cada vez cobran más relevancia como fuente de ventaja competitiva cuando hablamos de sectores concretos, como puede ser la banca.
¿Para qué sirven las RPA?
Como su propio nombre indica, las RPA sirven para automatizar procesos y están diseñadas para potenciar la productividad, mejorar la precisión y ayudar a las empresas a expandirse, delegando las tareas manuales y repetitivas en robots.
El “Robot” una vez ha sido educado para comprender cualquier proceso concreto, puede ejecutar automáticamente las transacciones que le han sido asignadas: trabajar datos, iniciar acciones de respuesta y colaborar con otros sistemas cuando y como sea necesario, en áreas como por ejemplo finanzas, contabilidad, rrhh, etc….
Pero considerando que las oportunidades de automatización son múltiples, pensemos en tres finalidades en las que las RPA realmente pueden ayudarnos:
- En el procesamiento de volúmenes altos y muy repetitivos sería la principal funcionalidad, ya que ayudaría a liberar todo ese tiempo dedicado para que el personal cualificado pueda dedicarse a trabajos con un mayor grado de empatía y pensamiento humano, que ha día de hoy las máquinas no son capaces de realizar.
- Los procesos con alto valor son muy importantes para cualquier organización, como pueden ser los procesos “monetarios”, es decir, presupuestos de ventas o aquellos que están involucrados en la experiencia para el cliente y ayuden a reducir el % de abandono en procesos clave.
- Para procesos con alto riesgo y que pueden derivar en problemas por causa de errores, control de fraudes o retrasos. Quizás un error humano al copiar y pegar, genere un costoso incumplimiento de cualquier normativa o el retraso en un proceso de forma continuada provoque incumplir los plazos, lo que puede generar un fuerte impacto económico para cualquier empresa.
Beneficios para la banca
Según los principales informes del sector, se considera que la robótica automatizará aproximadamente un 40 % de los procesos repetitivos que hoy en día tiene la banca antes del 2020. Este crecimiento se debe a que se ha demostrado que las RPA son sumamente eficaces, convirtiéndose en un puntal fundamental para la transformación digital que posteriormente nos llevaría hacia una aplicación de la inteligencia artificial que tomaría decisiones que ahora son afrontadas por los seres humanos.
Esto puede tener el inconveniente de poder llegar a deshumanizar la banca. Por lo que es de vital importancia identificar correctamente los procesos que se deben automatizar y cuales no, para que el cliente mantenga un trato directo y humano en aquellos procesos que supongan una ventaja cualitativa y cuantitativa.
Veamos unos ejemplos en procesos que la banca puede automatizar en sus departamentos:
Alta y Mantenimiento de distribuidores, clientes y empleados
Son procesos en los que se usa muchísimo papeleo, supervisión y largas comunicaciones de ida y vuelta entre las partes. Gracias a la RPA, se puede diseñar un proceso de alta totalmente automatizado que incluya comunicaciones automáticas sobre el estado del proceso, así como una integración completa de la información con sus sistemas internos.
De forma similar, estas partes necesitan estar al día de cualquier modificación y garantizar que los datos se actualizan correctamente y en tiempo real en todos los sistemas. Tanto si se trata de un simple cambio de dirección como de un distribuidor o un cliente que necesita volver a firmar un contrato. La RPA permite automatizar estos procesos que pueden ser lanzados por otro evento (un aniversario anual), una fecha (todos los contratos con partners deben presentarse en una misma fecha) o un proceso o tarea (el empleado presentó el cambio de dirección).
Gestión documental
Este proceso consume mucho tiempo, en especial para finanzas y contabilidad, sobre todo en momentos concretos de cierres anuales o trimestres fiscales en las que todos los recursos humanos están enfocados en la recopilación de información. La RPA puede automatizar la recopilación y agregación de datos en mucho menos tiempo, liberando a las personas para analizar esta información en busca de datos clave.
Procesamiento de nóminas
La capacidad de las RPA para recopilar y conectar datos entre múltiples sistemas que en ocasiones no se entienden entre ellos, así como los posibles cambios en normativa fiscal, cumplir con los requisitos de informes, la gestión de empleados y recursos humanos, las convierten en imprescindibles para automatizar este proceso que mensualmente tanto tiempo consume.
Precios competitivos y supervisión
Ya es sabido que más de la mitad de los compradores consultan información previamente a una compra para comparar precios de productos o servicios antes de consumirlos. Las RPA pueden supervisar y alertar o modificar el precio de los servicios ofertados de forma proactiva en función de sus especificaciones: oferta y demanda, precios de la competencia, etc… y en tiempo real. Por tanto, puede anticiparse a sus rivales pudiendo manejar toda esta información de forma rápida y automatizada.
Actualizaciones del CRM
Un buen comercial lo que quiere es vender, es en lo que destacan y por lo que les paga. Por lo que todo el tiempo que se les aleje de esta función, por ejemplo: actualizando y manteniendo un CRM, por otro lado vital para que con esta información su compañía pueda tomar decisiones estratégicas, es desviar unos recursos preciosos para la generación de negocio. Para ayudarnos, las RPA se pueden ocupar de estas tareas mediante actualizaciones automáticas que recopilan la información sobre sus posibles clientes y la colocan en los campos adecuados del CRM.
RR.HH. y configuración del usuario
Cuando incorporamos un nuevo empleado a nuestra organización, debemos seguir un proceso de alta de empleados desde el punto de vista de recursos humanos. En cuanto a TI, alguien tiene que añadir y configurar un nuevo usuario, de forma que el nuevo empleado pueda entrar en su ordenador, correo electrónico, red, etc. Algo que una RPA puede realizar de forma automática, liberando estos recursos para tareas de más valor.
Puntos clave para implantar un sistema RPA
Aunque el proceso de integración puede ser sencillo, es vital tener en cuenta diferentes factores estratégicos a la hora de implantar un sistema RPA adecuadamente, y poder aprovechar todas las funcionalidades que nos ofrece esta tecnología:
- Dedicar tiempo en la comprensión por parte de los diferentes stakeholders involucrados,
- seleccionar que procesos o tareas son las adecuadas a automatizar,
- no olvidar la gestión de excepciones,
- realizar pruebas de funcionalidad completas,
- monitorizar la calidad de los outputs,
- definir los objetivos y beneficios esperados,
- asegurar una adecuada formación por parte de los usuarios internos,
- elegir socios y proveedores de software alienados con tu estrategia de automatización a largo plazo.
